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向展览协同时代示好

发布时间:2016-08-18 09:00:00分享到:

    协同,从字面上来看,就是齐心协力、共同工作。协同工作,则是协调两个或者两个以上的不同资源或者个体,协同一致地完成某一目标的过程或能力。

    协同不是新生事物,它是随人类社会的出现而出现,并随着人类社会的进步而发展的。展览协同,是随着近年来中国经济的飞速发展,随着各种社会资源的产生、社会角色分工的细化等而产生并深化的。上世纪八十年代的展览,是展览本身所涉及的几个要素之间的协同,主要是组办单位与参展商、观众、政府三者间的协同,现在的展览协同远比中国展览市场形成的初期要深入和复杂。

    但无论是展览本身与外部环境和资源的协同还是展览项目内部组织的协同,都要遵循以下几个原则:

    第一,协同一定是为了实现同一目标,展览与其他要素之间的相互作用。国家层面的展会如亚欧博览会、东盟博览会、中阿博览会、南亚博览会等是为了落实国家战略,搭建与周边国家和地区在外交、政治、文化、经贸交流方面的协同平台。一般性的商贸展览是为了促进企业沟通、技术交流、贸易促进、行业发展的目标与行业各种资源进行的协同互动活动。

    无论是政府主导的展览还是商业展览,协同都是为了最大化地发挥展览的功效。通过协同展览的内外资源和要素,最大化发挥展览的最大功效,而不仅是各种资源和功能总和的叠加,通过协同产生新的功能,从而实现更好的经济效益、综合效益或长远效益。

    第二,协同的开展是以人为核心的。展览所涉及的资源、关系、要素最终是被人掌握的,协同通常以分工和职责范围来表现,形成组织与组织间或机构与机构、部门与部门间的配合、输入、输出、并行、接口等多种关系,但最终是部门、机构、组织间负责人的协同关系。这种关系因为个体的素质、能力、专业素养、对目标理解的程度和角度等多种复杂的因素而表现出各展览组织间协同关系的多样性和丰富性。

    第三,展览的协同是一种组织行为。展览协同涉及到角色分工、常规事件、典型事件、突发事件,涉及到资源的配置、流程的设计和不断优化、展览的阶段和所处的状态以及不同的结果等。协同实施的过程也是一种组织行为,无论涉及到多少因素,展览协同在组织行为中更多地表现为协作与合作的关系。

    第四,互联网和数字技术加速了展览协同的迅速发展,并使得展览的协同呈现出更丰富、更紧密、更高效的特点。

    第五,展览协同管理的本质就是打破展览资源(参展商、观众、组织者、资金量、资金流、展品、设备、政府各部门对于展览的政策、数据间的关系、会展行业特有的流程等)之间的各种壁垒和边界,使它们为共同的目标而进行协调的运作,通过对各种资源最大化的开发、利用和增值以充分达成共同的目标,这就涉及到边界的划定和壁垒的消除,而边界的划定在展览协同中需要注意如下几个方面:

    一是边界划定前首先要对展览活动的意义、资源、要达到的目的有清晰的认识。

    二是边界的划定需要熟悉和了解展览及相关活动的流程及内在规律,需要掌握一定的会展及活动的专业知识,并对展览、会议、活动的流程了解和熟悉。

    三是边界的划定切忌纵横分割或相互交叉。如一项大的、会中有展、展中有会、会中套会的综合性大活动,边界划定时,不宜多个组织同时交叉参与到一个纵向的活动中。

    四是清晰、科学的边界划分是实现高效协同的核心和关键。

    五是边界划分前、中、后应该建立动态的柔性协作流程。

    当下已进入到一个展览高度协同和协同快速创新的时代,无论是展览环境和资源的宏观协同还是展览及活动自身要素间的专业协同,都已经进入到无论你愿意与否、喜欢与否,它都存在和快速发展的周期。因此,也不妨主动地走进展览的协同时代。


(作者系西麦克国际展览有限责任公司执行董事、总经理)

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摘自:《中国贸易报》


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